業務効率化とバリューの浸透が同時に実現。非言語情報がプロジェクトの判断を後押し

今回は、DXソリューション本部シニアコンサルタントの中谷京介様、小畑浩章様に「JamRoll」の導入理由や活用方法についてお話を伺いました。
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‍ー貴社の事業について教えてください

弊社は、テクノロジーの活用を軸に、新規事業開発のご支援や、事業をスケールさせるための営業・マーケティング・カスタマーサクセスの領域における戦略立案や実行支援を行っています。
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ーJamRoll導入前に抱えていた課題を教えてください

小畑様：
新規事業開発におけるコンサルティングワークでは、仮説検証のためのインタビューを行う機会が多く、お客様との定例会議等も含めると月30〜40件の対応が発生します。以前はチームが小さく、議事録をくまなく作成するリソースを確保するのは難しい状況で、業務を効率化していきたいと考えていました。

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『議事録を振り返ってもわからない問題』を解消
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ーJamRoll導入の決め手になったポイントを教えてください‍

中谷様：
実はJamRollの導入前に、文字起こしツールを使っていたのですが、言語処理の精度が高くありませんでした。文字起こし後の内容を読んでも理解できなかったり、声を拾われていないこともありました。また、録画自体は見られるのですが、誰がどれぐらい話しているのか、議論の中で誰がどんなリアクションをしているのかまでは見えにくい仕様でした。解決策を模索している時に、知人にJamRollを勧められて試してみると、そういった懸念が解消できました。

また、クライアントワークを進める上でもJamRollが役立つのではないかと考えました。例えば、議事録作成において、これまでは録画データをすべて見直し、一から作成していたため、非常に効率が悪いと感じていました。JamRollの録画URLを共有する機能によって、この課題が解決する見込みが立ちました。これは、FLUXのバリュー「80/20」（常に大事なことだけにフォーカスする）、「Creative Thinking」（創意工夫をもって課題に取り組む）を体現できると思い、導入を決定しました。‍

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必要な情報がJamRollに集約。バリューの浸透も効率良く
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ーJamRollをどのように活用されているか教えてください

中谷様：
入社や社内異動で新しいメンバーが入った時に、これからアサインされるプロジェクトに関連するJamRollの録画を見てもらっています。クライアントワークの推進にあたっては、業務の型があるので、それをJamRollに蓄積していき、オンボーディングの一環として活用しています。また、弊社ではバリューを大切にしているので、理解を深めてもらうための動画もJamRollにあります。

小畑様：
バリューやカルチャーを浸透させるためには、書いてある内容を読むだけというよりも、人が話しているのを聞くほうが内容が入ってくるので、特に伸びている組織にはおすすめですね。

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同じ説明の繰り返しから、密なコミュニケーションへ転換

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ーJamRollの導入によって感じられた効果を教えてください

小畑様：
導入前は、新しいメンバーが少なかったこともあり、事業責任者から業務にあたって大事にしたい考え方や、業務で使用するツールの説明などを毎回対面で行っていました。そのコンテンツとしては1コマ30分で、6コマほどあります。入社のタイミングは1日付と15日付の2回あるので、同じ説明を繰り返しているようなやり方でした。

JamRoll導入後は、そういったコンテンツを録画をして、新入社員はそれを見て理解を深めてから質問するようになり、お互いの工数が圧縮されました。新メンバーは毎月増えていますし、これからさらに動画を増やしてプログラムを組む予定なので、さらに工数が削減されると思います。現状でも半分以下になっているのは間違いないですね。

中谷様：
議事録の作成では、以前インターン生にお願いしていた時は、1時間の会議に対して、議事録作成が3時間半ほどかかっていました。今は、ビジネス用語やテクニカルな内容だけ教えて議事録をチェックしてもらうようになり、インターン生の工数を別の業務に充てることができています。

社内からあがった声としては、録画した動画をクラウドストレージにアップロードして、送るためにまた重い動画を添付して、添付したファイルを開いて、やっと次の展開に繋がるようなフローでした。導入後は、JamRollを見れば全てインストールされている状態なので、その点が好評です。

また、外部との商談でJamRollを使用する際には、誰がどのぐらい話しているのか、時間や比率が見える化される機能は、会議の振り返りができたり、先方のチームの状況を知ることができる、といった声もあがっていました。

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通勤時間で会議の内容をキャッチアップ

小畑様：
私はJamRollのヘビーユーザーで（笑）、ながら聞きも含めると1日3時間ぐらいは使っています。私はFLUXのオフィスではなくて、クライアント先に常駐しています。そうすると、社内で起こっていることがだんだんわからなくなってくるのですが、JamRollにアップされている会議の録画を見て、社内の状況や、自分が携わっているプロジェクトが社内でどのように紹介されているのかがわかったりと、キャッチアップが可能です。このように気軽に見ることができるのは、画面上で誰が参加している会議かひと目でわかるので、トップが参加している会議を押さえたり、目標としている先輩の会議を見て話し方をインプットしたりしています。

また、会議によっては聞き流し程度で良い内容もあります。JamRollの録画のタイトルとカレンダーが同期されているので、タイトルをひと目見るだけで何の会議か判断できるのも便利ですね。私がJamRollを見る時のデフォルトは1.75倍速なのですが、今の通勤時間が約1時間半、往復3時間あれば必要な録画はすべて見ることができます。

ほかにも、Web会議ツールと連携すれば自動でJamRollの録画が開始される機能はUXが良いと思いますし、議事録内のワード検索もよく使っています。

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中谷様：
私は、午前中から14時ぐらいまでミーティングやインタビューが詰まっているのですが、終わって振り返った時には、朝の会議の内容の一部が抜けてしまっています。会議がすべて終わる頃には、朝の会議の議事録がJamRollにアップされているので、重要だった部分を見直したり、録画がアップされる時間を逆算して、業務の手順を決めたりすることもあります。

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JamRollで一次情報を収集。会議の温度感も判断材料に

中谷様：
アサインが決まっているプロジェクトが始まる以前に、セールスの商談の動画を見ると、相手の表情や声のトーンからも、このプロジェクトで大事なことと、そうでないことがわかります。議事録の文字だけでは文脈がわかりにくく、誤った判断をしてしまう可能性もあると思います。ですので、JamRollからは、話される内容はもちろんですが、身振り手振りや言い方などの非言語情報も併せて収集した情報が、総合的に判断していく材料になっています。

小畑様：
普段の業務上の話になりますが、情報収集では一次情報を取りに行くことを大事にしています。今は情報が溢れていて、例えば競合調査をした時にも、ランキングサイトがアフィリエイだったということも多々あります。そういう仕組みもわかっているからこそ、資料請求をしたり、商談を受けてみたり、ダイレクトに発信されている情報を見ています。その点ではJamRollの録画も大事な一次情報という位置付けですね。

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ー貴重なお話をありがとうございました。今後も業務効率化のために、引き続きJamRollをご活用ください！

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