個人情報に関する細則
株式会社Poetics（住所：東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3メイゾン原宿502、代表者：山崎 はずむ、以下「当社」という。）は、当社が提供するオンライン会議の録画・分析プラットフォーム「JamRoll」（以下「本サービス」という。）に関する個人情報の取扱いに関する方針（以下「本プライバシーポリシー」という。）を次のとおり定める。
なお、本文中の用語の定義は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）及び関連法令並びにJamRoll利用規約による。
法令・ガイドラインなどの遵守について
当社では、個人情報保護法その他の関係法令、個人情報保護委員会の定めるガイドライン等及び本プライバシーポリシーを遵守し、個人情報（個人情報保護法第２条第１項に定める個人情報をいう。以下同じ。）を適法かつ適正に取り扱う。
個人情報の取得
当社は、個人情報を適法かつ適正な手段により取得する。本サービスにおいて当社が取得しうる個人情報の項目は以下のとおり。
- ユーザー認証情報
(1) 氏名・所属（会社名）
(2) メールアドレス
(3) ユーザーID
(4) パスワード
(5) サポートなどへのお問合せから当社が知り得た個人に関する情報
- ユーザー及び第三者ユーザーの顔画像（録画した動画をユーザーが再生する目的で取得し、機械学習には利用しない。）
- その他、本サービスにおいて当社が管理するストレージ等各種デバイスに記載・記録された、ユーザー及び第三者ユーザーの動画又は音声、動作その他の方法を用いて表された一体の事項により特定の個人を識別可能なもの（他の情報との容易な照合が可能で、それによって特定の個人の識別が可能となるものを含む。）
個人情報の利用目的
当社は、当社が取得する個人情報を、以下の利用目的の範囲内で取扱い、本人の同意がある場合又は法令で認められている場合を除き、他の目的で利用しない。
(1) 本サービスの提供及び管理のため（ユーザー及び第三者ユーザーの音声の音声認識・感情解析を行って、本サービスの顧客に対して、取得音声の解析結果を提供することを含む。）
(2) 本サービスのサポート及びお問い合わせ対応のため
(3) 本サービスの改善・向上（ユーザー及び第三者ユーザーの音声を利用した機械学習による音声認識・感情解析技術の改善・向上を含む。）、及び付帯サービスの開発のため
(4) ユーザー及び第三者ユーザーの音声を利用して機械学習した音声認識・感情解析技術を用いた新規サービスの開発のため
(5) 当社の新サービスに関するお知らせのため
(6) 本サービスの利用料金の請求、返金、支払等及び関連する事務処理のため
(7) 統計情報を作成し、営業資料への掲載又は論文等での公開を行うため
(8) その他、前各項目に付帯、関連する事項のため
個人データの第三者提供
当社は、本プライバシーポリシーに定める場合、当社が取得する個人データに係る本人の事前の同意がある場合又は法令で認められている場合を除き、当社が取得する個人データを第三者（委託先を除く。）に提供しない。
個人データの共同利用
当社は、以下のとおり、個人データを共同利用する。
(1) 共同して利用される個人データの項目
ユーザー及び第三者ユーザーの取得音声の解析結果
(2) 共同して利用する者の範囲
ユーザーの上記(1)記載の個人データに関しては、当該ユーザーにユーザーIDを付与した顧客
第三者ユーザーの上記(1)記載の個人データに関しては、当該第三者ユーザーが参加するオンライン会議に供に参加するユーザー及び当該ユーザーにユーザーIDを付与した顧客
(3) 利用する者の利用目的
顧客の業務遂行及び業務改善のため
(4) 当該利用者情報の管理について責任を有する者の名称等
株式会社Poetics
東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3メイゾン原宿502
代表者 山崎 はずむ
個人データの委託及び委託先の監督
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いを協力会社（委託先）に委託する場合がある。ただし、委託する個人データは、委託する業務を遂行するのに必要最小限の情報に限定する。なお、当社は、当該委託をした場合、取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行う。
個人情報の開示等について
当社では、保有個人データの本人又はその代理人からの開示・内容の訂正、追加、削除・利用の停止、消去、第三者への提供の停止の求めに対応する。
(1) 開示の求めの対象
所定の申請書に対象となる保有個人データを特定するに足る事項を記載してください。 当該特定に資する情報を必要とする場合は、後記の宛先までお申し出ください。
(2) 開示等の求めの申出先
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付のうえ、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添えください。
東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3メイゾン原宿502
電話番号：03-6450-5518
(3) 開示等の求めに際して提出すべき書面（様式）等
開示等の求めを行う場合は、上記（２）の申出先に電話又は電子メールにて事前にご連絡いただき、当社よりご送付いたします申請書に所定の事項を全て記入のうえ、本人確認のための書類（B）を同封しご郵送ください。
A 当社所定の申請書
・「保有個人データ」開示等申請書1通
B 本人確認のための書類
・運転免許証、又はパスポートのコピー1通
(4) 代理人による開示等の求め
開示等の求めをする者が未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類（A又はB）を同封ください。
A 法定代理人の場合
・当社所定の申告書1通・法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本、成年後見人の場合は登記事項証明書、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険証のコピーも可）1通・未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類（法定代理人の運転免許証又はパスポートのコピー）1通
B 委任による代理人の場合
・当社所定の委任状1通・本人の印鑑証明書1通・代理人の運転免許証又はパスポートのコピー1通
(5) 開示等の求めの手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、500円
92円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
※手数料の不足、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。
(6) 開示等の求めに対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
(7) 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させていただきます。
※保有個人データの不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
・申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人確認ができない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・開示の求めの対象が保有個人データに該当しない場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
プライバシーポリシー改定について
当社は本プライバシーポリシーを適宜変更・更新することができるものとし、この場合において、当社は、変更・更新後の本プライバシーポリシーを本サイト、その他当社の指定するウェブサイトにあらかじめ掲載する。また、本プライバシーポリシーに重大な変更を行う場合は、当社がユーザーに対し電子メールその他の適切な方法により本プライバシーポリシーを変更・更新する旨をあらかじめ通知する。ただし、法令上ユーザーの同意が必要となるような内容の変更の場合は、当社所定の方法でユーザーの同意を得るものとする。